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IT und KI für Haus­verwaltungen

Für Immobilien- und Hausverwaltungen: Dokumente, E-Mails und Anfragen von Eigentümern und Mietern, von KI vorsortiert und sicher abgelegt.

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Kennen Sie das?

Eigentümerversammlung, Nebenkostenabrechnung, Schadensmeldung, Handwerkerrechnung: In einer Hausverwaltung kommen jeden Tag Dokumente und Anfragen zusammen. Vieles davon ist Routine, und genau die frisst Zeit.

Für Haus- und Immobilienverwaltungen in Augsburg und Bayern richten wir eine IT ein, die mitarbeitet: E-Mails und Rechnungen bekommen einen Zuordnungsvorschlag, Dokumente sind schnell gefunden, und KI hilft beim Vorsortieren und Formulieren. Ihre Daten bleiben dabei geschützt.

  • Das Postfach quillt über, und wichtige Anfragen gehen unter.
  • Handwerker­rechnungen kommen als PDF, E-Rechnung oder auf Papier.
  • Die Unterlagen zu einer Liegenschaft liegen an drei verschiedenen Orten.
  • Zu Stoßzeiten ist das Büro telefonisch kaum erreichbar.

Vom Posteingang zur Akte

Routine automatisch, Entscheidungen beim Menschen.

  1. Eingang

    E-Mails, Rechnungen und Schadensmeldungen kommen in gemeinsamen Postfächern an.

  2. Vorsortieren

    KI erkennt Objekt, Art und Dringlichkeit und schlägt eine Zuordnung vor.

  3. Ablage

    Dokumente landen in der richtigen Objektakte und sind schnell wiederzufinden.

  4. Erledigen

    Rechnungen gehen in die Buchhaltung, Anfragen an die zuständige Person.

Vorher und nachher

Heute oft

  • Ein überquellendes Sammelpostfach
  • Rechnungen als PDF, Papier und E-Rechnung durcheinander
  • Unterlagen in Ordnern, Laufwerken und E-Mails
  • Das Telefon klingelt ins Leere

Mit uns

  • Postfächer je Aufgabe, vorsortiert
  • Ein Rechnungseingang für alle Formate
  • Eine Objektakte pro Liegenschaft
  • Rufgruppen und Ansagen, die weiterhelfen

So helfen wir

Das übernehmen wir für Immobilien- und Hausverwaltungen:

  • Microsoft 365 mit gemeinsamen Postfächern und klarer Ablage je Objekt
  • Automatischer Rechnungseingang und E-Rechnung
  • KI zum Vorsortieren von E-Mails und Dokumenten, mit Datenverarbeitung in der EU
  • Anbindung Ihrer Verwaltungssoftware über Schnittstellen
  • Telefonie mit Rufgruppen und Ansagen
  • Datensicherung und Schutz der Daten von Eigentümern und Mietern

Unverbindlich anfragen

Häufige Fragen

Wie hilft KI in der Hausverwaltung?

Vor allem bei Routine: KI erkennt in eingehenden E-Mails und Dokumenten Objekt, Anliegen und Dringlichkeit und schlägt eine Zuordnung vor. Sie hilft beim Formulieren von Antworten und beim Auslesen von Rechnungen. Entscheiden und freigeben bleibt Sache Ihres Teams.

Darf KI Daten von Mietern und Eigentümern verarbeiten?

Das geht, wenn die DSGVO eingehalten wird: mit passender Rechtsgrundlage, einem Vertrag mit dem Anbieter und so wenig Daten wie nötig. Deshalb setzen wir auf KI mit Datenverarbeitung in der EU oder auf eigenen Servern. Die rechtliche Prüfung im Einzelfall ersetzt das nicht; sprechen Sie dazu mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.

Müssen Haus­verwaltungen E-Rechnungen empfangen?

Ja. Seit 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können, also auch Hausverwaltungen. Was das für die einzelnen Eigentümergemeinschaften bedeutet, klären Sie bitte mit Ihrem Steuerbüro. Technisch richten wir einen Rechnungseingang ein, der PDF, Papier und E-Rechnung zusammenführt.

Zur Themenseite E-Rechnung

Welche Verwaltungs­software binden Sie an?

Die, mit der Sie arbeiten. Wir nutzen die Schnittstellen, die Ihre Software anbietet, und schreiben bei Bedarf eigene. Welche Wege es gibt, klären wir vorab mit Ihnen und dem Hersteller.

Was kostet die Einführung von KI in der Hausverwaltung?

Welche Abläufe automatisiert werden, welche Systeme angebunden werden und wo die KI laufen soll. Wir starten mit einem Pilot an echten Aufgaben, damit Sie den Nutzen sehen. Was der Pilot kostet, wissen Sie, bevor er beginnt.

Passende Leistungen

Aktuell wichtig

Diese Fristen und Pflichten betreffen Ihre Branche gerade.

Vor Ort in Augsburg und Bayern

Unsere Techniker kommen zu Ihnen, vieles lösen wir per Fernwartung. Bei passendem Volumen arbeiten wir auch bundesweit.

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Erzählen Sie uns, wie Ihr Betrieb arbeitet. Wir melden uns mit einem Vorschlag, der zu Ihrer Branche passt.

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