Mo–Fr 8–18 Uhr, Sa 9–16 Uhr · Augsburg

Direkter Draht: 0821 29750562

E-Rechnung wird Pflicht

Seit 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 beginnt die Pflicht, sie auch zu verschicken. Der richtige Moment, den Rechnungsweg einmal sauber aufzusetzen.

Beratung anfragen Was jetzt zu tun ist

Stichtag

Versandpflicht bei über 800.000 € Vorjahresumsatz

Worum es geht

Eine PDF-Rechnung per E-Mail? Fühlt sich digital an – ist nach dem Gesetz aber keine E-Rechnung. Als E-Rechnung zählt nur ein strukturiertes Format, das Software automatisch lesen kann: XRechnung oder ZUGFeRD.

In vielen Betrieben landen Rechnungen heute in irgendeinem Postfach, werden ausgedruckt, abgetippt und ans Steuerbüro weitergeleitet. Genau dieser Weg wird jetzt umgebaut. Wer ihn einmal sauber aufsetzt, erfüllt die Pflicht und spart jeden Monat Zeit.

Stand: Oktober 2026. Dieser Überblick ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.

Was jetzt gilt

Wer betroffen ist

Alle Unternehmen, die anderen Unternehmen in Deutschland Rechnungen schreiben oder von ihnen bekommen: vom Handwerksbetrieb über die Kanzlei bis zur Hausverwaltung. Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen.

Unsicher? Wir prüfen das

Was Sie jetzt tun sollten

  1. Eingang klären

    Legen Sie fest, an welche Adresse E-Rechnungen kommen, und teilen Sie sie Ihren Lieferanten mit.

  2. Software prüfen

    Kann Ihr Rechnungsprogramm XRechnung und ZUGFeRD lesen und erstellen? Wenn nicht: jetzt wechseln, nicht im Dezember.

  3. Archiv sichern

    E-Rechnungen im Originalformat unveränderbar aufbewahren. Die PDF-Ansicht allein reicht nicht.

  4. Automatisieren

    Rechnungen aus dem Postfach direkt in die Buchhaltung, Freigabe per Klick, Export ans Steuerbüro.

Wie wir helfen

Wir übernehmen alles von der Bestandsaufnahme bis zur Umsetzung.

  • Bestandsaufnahme: Welche Rechnungen kommen wie herein, welche gehen wie hinaus?
  • Einrichtung von Lexware Office oder Anbindung Ihrer vorhandenen Software
  • Automatischer Rechnungseingang aus Microsoft 365 und Exchange-Postfächern
  • Eigene Schnittstellen, wenn Standardlösungen nicht passen
  • Unveränderbare Ablage und Datensicherung
  • Schulung Ihres Teams, vor Ort oder remote

Rechnungs­weg prüfen lassen

Häufige Fragen

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein. Eine E-Rechnung enthält strukturierte Daten nach EN 16931, zum Beispiel als XRechnung oder ZUGFeRD. Eine PDF-Datei ist eine „sonstige elektronische Rechnung“ und nur noch in den Übergangsfristen zulässig.

Muss ich als Kleinunternehmer etwas tun?

Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen. Empfangen können müssen sie E-Rechnungen aber seit dem 1. Januar 2025.

Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?

Nein. Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland.

Welche Software brauche ich?

Viele Buchhaltungsprogramme können E-Rechnungen bereits. Als Lexware Office Coach richten wir Lexware Office ein; vorhandene Lösungen binden wir an, wenn sie passen.

Was kostet die Umstellung?

Das hängt davon ab, wie viele Rechnungen Sie haben und welche Software Sie nutzen. Nach einem kurzen Gespräch sagen wir Ihnen, was sinnvoll ist und was nicht.

Was regelt das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026?

Das Bundesfinanzministerium hat am 15. Oktober 2026 ergänzende Regeln zur E-Rechnung veröffentlicht. Es geht unter anderem um Anzahlungs- und Schlussrechnungen, Bauleistungen, Rabatte und die Berichtigung von E-Rechnungen. Die Übergangsfristen bis Ende 2026 und Ende 2027 bleiben. E-Rechnungen, die bis 31. Dezember 2026 nach den bisherigen BMF-Schreiben ausgestellt werden, beanstandet die Finanzverwaltung nicht, auch nicht beim Vorsteuerabzug.

Muss eine E-Rechnung unterschrieben werden?

Nein. Das Gesetz verlangt, dass Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit gewährleistet sind. Dafür genügt ein innerbetriebliches Kontrollverfahren; eine qualifizierte elektronische Signatur ist nur eine von mehreren Möglichkeiten (§ 14 Abs. 3 UStG). Wichtig ist, dass die Rechnung im strukturierten Format ankommt und so aufbewahrt wird.

Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?

Acht Jahre, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b UStG). Bei E-Rechnungen zählt die strukturierte Datei im Originalformat, nicht nur eine PDF-Ansicht davon; sie muss unverändert und lesbar archiviert werden. Wir richten den Rechnungseingang so ein, dass E-Rechnungen automatisch im Archiv landen.

Quellen

Stand: Oktober 2026. Angaben ohne Gewähr.

Weitere Themen

Rechnungs­weg prüfen lassen

Wir sehen uns an, wie Rechnungen bei Ihnen heute laufen, und sagen Ihnen, was bis 2027 zu tun ist.

0821 29750562 Beratung anfragen
Anrufen Anfrage